Uzaktan Çalışmalı Mı Çalışmamalı Mı?

Corona hızla yayılmaya devam ederken, birçok firmanın hasta çalışanlarının işe gelmesini istememesinin yanı sıra ofislerini tamamen kapatan firmalar da var. Elbette ki hayatın devam etmesi gerektiğini de göz önünde bulundurunca işlerin devam etmesi gerekiyor. Fabrikada el işçiliğinde çalışmıyorsanız aslında bilgisayarınız olan her yer sizin çalışma ortamınız olabilir. Bu noktada çözüm home office olabilir!

Yaklaşık 2 yıldır çalıştığım şirkette haftada 1 gün home office, yani evden çalışma yapıyoruz. Her birim kendine bir gün seçti ve ona göre ofise gelmeden dışarıdan (genelde evden) çalışıyor. Corona konusu ilk açıldığında bunu haftada 2 güne çıkarmayı planlarken artık ofiste sadece 2 kişinin kalacağı şekilde bir plan yapıp kalanı home office çalışıyor. Teknoloji ağırlıklı bir firma olduğumuzdan dolayı bazı süreçler kolay atlatılsa da bazı şeylerde de hâlâ sıkıntı yaşayabiliyoruz.

Türkiye’de de ofislerin kapanma noktasına gelir miyiz bilmem ama tecrübelerimizi paylaşarak bu yönde adım atmak isteyenlere yardımcı olmak isterim.

Çalışmak isteyene her yer ofis!

Önce iletişim

Akdeniz insanı olduğumuz için sıcak ve samimi iletişimi tercih ediyoruz. Çalışırken de bazı şeyleri mail atmak yerine kişinin yanına giderek çözmeyi tercih edersiniz sanırım! Uzaktan çalışma için de öncelikle doğru bir iletişim akışı sağlamalısınız.

E-posta gönderirken tüm ilgili kişileri ve grupları eklediğinizden emin olmanız gerekiyor öncelikle. Ne kadar çok yazılı iletişim kurarsanız o kadar sağlıklı bir akış sağlarsınız. Konuyla ilgisi olan herkesi ekleyerek takip edilmesini de kolaylaştırırsınız ya da en azından fikirlerinin olmasını sağlarsınız. CC nedir BCC nedir diye anlatmayayım burada, bilin canım o kadarını da!

Anlık iletişim için ya da bir konumun toplu tartışılması için de Whatsapp gibi araçlardan çok arşiv de tutabilecek ve size farklı şekillerde de teknolojik fayda sağlayabilecek anlık mesajlaşma çözümlerine yönelmeniz gerekiyor. Biz Slack kullanıyoruz bunun için. Ekip ve proje bazlı gruplarla da toplu tartışmaları hem diğerlerini rahatsız etmeyecek şekilde yapabiliyoruz hem de daha sonra isteyen geçmişe bakarak konu hakkında bilgi sahibi olabiliyor. Ayrıca ihtiyaçlarımıza göre botlar yazarak ya da Google Drive, Takvim, GitHub/GitLab, Redmine/Jira gibi araçlarla da entegre ederek bazı işlerimizi kolayca Slack üzerinden de yürütebiliyoruz. Remote çalışma konusunda ileri seviyede olan bir Silikon Vadisi firmasında çalışan arkadaşımız “Yan yana otursak bile Slack üzerinden yazışıyoruz çünkü bir diğer konunun ilgilisi 3 eyalet ötedeyken bir başkası 7 saat dilimi geride.” demişti.

Sosyal iletişim de klavye ile!

Zaman zaman görüntülü görüşmeler de yapmanız gerekecektir. Bunun için Skype kullanabileceğiniz gibi Google Meet’i de kullanabilirsiniz. Biz genelde hiçbir kayıt gerektirmediği için Meet’i tercih ediyoruz. Örneğin haftalık toplantılarımızı ofiste olmayan arkadaşlarımız varsa bu şekilde yapıyoruz. İlk iş görüşmelerini de video görüşme ile yapıyoruz ki kriterlerimize uymayabilecek birisini işten izin almaya ya da şehrin öbür tarafından gelmeye zorlamayalım.

İş planı, takibi ve kontrolü

Çalışan kişiler yan yana olmadığı için kağıt kalem ile çalışmayı unutun! Yazdığınız ve çalıştığınız her şeyi mutlaka dijital ortamda da tüm çalışanların ya da ilgili çalışanların ulaşabileceği yerlerde barındırmanız gerekiyor. Sizin kendi evinizdeki deftere aldığınız bir notun takım arkadaşlarınıza hiçbir katkısı olmaz.

Biz öncelikle her şeyi Google Drive üzerindeki kişisel alanlarımızda tutuyoruz. Böylece şirketteki herhangi biri de gizli olarak paylaşmadığım her şeyi rahatlıkla bulunabiliyor. Metin, görsel, sunu ve tablo içeriklerimizi bu alanlarda oluşturmamız üzerinde ortak çalışma yapmamıza da imkan sağlıyor. Bunun bir diğer güzel faydası, herhangi birinin bilgisayarı bozulduğunda herhangi bir veri kaybı olmuyor. Arduino ile çalışırken anakartı yakan, çalışırken bilgisayarın üzerine kahve döken arkadaşınız kesin olmuştur, bizim oldu!

Zamanı yönetmek için doğru planlama ve akış olmalı!

Aslında bunu yazmaya bile gerek duymuyordum ama sene olmuş 2020, maille ya da harici bellek ile kod ileten yoktur artık herhalde! GitLab, GitHub üzerinde kodunuzun lisansına göre bulundurduğunuz kodları rahatlıkla işleyip paylaşabilirsiniz.

Bir metnin hazırlanmasından güncellemenin canlıya alınmasına, hatta kedinin kumunun değiştirilmesine kadar tüm işleri bir görev takip sistemi üzerinden takip ediyoruz. Bunun için Redmine kullanıyoruz. Satın aldığımız eklentiler ile de daha fazla özelliğe ulaşabiliyoruz. Gantt şemalarından Agile Board’a kadar iş takibini kolaylaştıran güzel bir yapılanmamız da var. “Pics or it didn’t happened” deyimini “Görev numarası yoksa iş de yok” olarak çevirdik desem yanlış olmaz. Bu sistemle kimin neyi, ne zaman, nasıl yaptığını ve yapacağını rahatlıkla takip/kontrol edebilirsiniz.

Bu arada elbette ki takibi kolaylaştırmak ve sonra aynı işi yapacak kişilere yardımcı olabilmek için tüm işleri dokümante ediyoruz. Bunun için de Drive üzerinde oluşturulan dosyaların yanı sıra Redmine içindeki wiki bölümlerini de kullanıyoruz. Herkes home office olduğundan, tüm dokümanların herkesin ulaşabileceği ortak bir alanda durması tercih edilmeli.

Görev atama, tartışma, yorum yapma için her birim cuma günleri kendi iç toplantısını yapıyor. Bunun dışında haftalık genel toplantımızı da pazartesi günleri yapıyoruz ve ofisteki genel işleri tartışıyoruz. 20 kişiye kadar bu işi rahatlıkla yapabilirsiniz, çok kalabalık gruplarda da tartışma konularını önceden bir dokümanda biriktirmeniz ve bunların üzerinden gitmeniz işinizi kolaylaştıracaktır. Bunun dışında özellikle tüm ekibin farklı yerlerde çalıştığı durumlarda günlük görüşmeler de yapabilirsiniz. Tüm ekip home office tipine geçtiğinde bunu yapmaya biz de başladık.

Home office her zaman gül pembe değil!

Her ne kadar çoğu şeye online çözüm olsa da hayat o kadar basit değil. Öncelikle sosyalleşmenin temel bir ihtiyaç olduğunu gözden kaçırmamak gerekiyor. Sürekli kapalı bir ortamda yalnız oturan kişinin bir süre sonra motivasyonunu ve heyecanını kaybedeceğini unutmamalısınız. Bir süre sonra işi sahiplenme oranı da düşeceğinden iş yapmayı tamamen de bırakabilir. Olabildiğince çok iletişime geçmek bir nebze de olsa çalışanı rahatlatacaktır.

İletişim kurmak en önemli ihtiyaçlardan biridir!

Teknolojik yetersizlikler de etkileyici olacaktır. Ofise en hızlı interneti bağlamış olsanız da herkesin kendi evinde bu imkan olmayabilir. Ya da yazılımcılar için aldığınız büyük ek monitörler evlerinde olmayacağı için zorlanabilirler. Hatta kişilere dizüstü bilgisayar sağlamıyorsanız evlerindeki yavaş bilgisayarlarda zorlanabilirler ve hatta bilgisayarları olmadığı için iş yapamayabilirler de.

Evdeki çalışma ortamı ofisteki gibi rahat olmayabilir. Bir arkadaşımız evde annesinin iş yaptığına asla inanmadığını ve zorla temizlik yaptırmaya çalıştığını söylemişti. Yeni doğmuş bir bebek sebebiyle evde çalışmak istemeyen bir yazılımcımız da oldu. Bunları yakınlarındaki ya da rahat hissettikleri bir cafeye gitmeleri konusunda teşvik etsek de ofise gelmelerini yasaklayamamıştık :).

Bizim ofisimize gelen bilir, çay/kahve konusunda seçeneğimiz gerçekten çoktur. Evde bunları bulamamak, kahve içmeden çalışamayanlar için problem olabilir. Işıklandırmasından havalandırmasına kadar da birçok sıkıntı çıkaracak ve konsatrasyonu bozabilecek şey olabilir. Ev ortamını çalışmaya uygun hale getirmek için ne gerekiyorsa yapmak gerekiyor. Psikolojik destek de isterseniz bana ulaşabilirsiniz :).

Her ne kadar artıları eksileri arasında kalıp şimdiye kadar home office, remote, freelance çalışma biçimlerine geçmemiş olsanız da bu noktada zorunlu kalabilirdiniz. Şirketinizin iş akışlarını buna göre değiştirmek için ne kadar hızlı harekete geçerseniz o kadar rahat bir sistem oturtursunuz. Bunu yaparken çalışanlardan geribildirim almayı da unutmayın ki onların iş yapışını engelleyecek değişiklikleri geri almak için uğraşmayın! Hayalim yakın bir zamanda ilk remote çalışanımızı işe almak ve home office oranını artırmak olsa da umarım kısa bir sürede bunu yapmak “zorunda” kalmayız…

(Klavye olsun ya da olmasın, ellerinizi sık sık yıkamayı unutmayın!)

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir